La restitution du dépôt de garantie est le moment où un bailleur rigoureux se distingue d'un bailleur exposé. Les règles tiennent en quelques lignes de l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989, mais leur application demande une méthode : un calendrier qui démarre à la remise des clés, des retenues qui se justifient pièce par pièce, et une pénalité qui court sur le loyer, pas sur la somme due.
Cette page reprend chaque étape, puis déroule un décompte complet sur un 2 pièces à Nantes.
Les règles en un tableau
| Règle | Location vide | Location meublée |
|---|---|---|
| Montant maximal | 1 mois de loyer hors charges | 2 mois de loyer hors charges |
| Délai si l'état des lieux de sortie est conforme à l'entrée | 1 mois | 1 mois |
| Délai si l'état des lieux de sortie révèle des différences | 2 mois | 2 mois |
| Point de départ | Remise des clés (en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception) | Idem |
| Provision pour charges en copropriété | 20 % du dépôt au plus, solde dans le mois suivant l'approbation des comptes | Idem |
| Pénalité de retard | 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé | Idem |
| Délai pour agir du locataire | 3 ans à compter de la date où le dépôt aurait dû être rendu | Idem |
Sources : service-public.fr, fiche F31269 vérifiée le 9 juin 2026 ; ANIL. Le bail mobilité, lui, interdit tout dépôt de garantie.
Le montant figure dans le bail et ne peut être augmenté ni en cours de bail ni au renouvellement. Un dépôt est impossible si le loyer est payé d'avance par trimestre.
Étape 1 : préparer la sortie dès l'entrée
La qualité de votre décompte final se joue le jour de l'entrée. Une retenue n'est défendable que si vous pouvez comparer deux états : celui de l'entrée et celui de la sortie.
- Un état des lieux d'entrée détaillé : pièce par pièce, surface par surface (murs, sols, plafonds, menuiseries, équipements), avec photos datées. « Bon état » sans autre précision ne permet pas de prouver une dégradation ultérieure.
- Une grille de vétusté, si vous le souhaitez : le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 permet aux parties de convenir d'une grille, issue d'un accord collectif national ou local. Elle fixe pour chaque matériau une durée de vie théorique et un abattement annuel. En meublé, sa copie est jointe au bail quand les parties décident de l'appliquer.
Si l'état des lieux d'entrée n'a pas été fait, la charge de la preuve dépend de qui l'a refusé. Si c'est le locataire, il est réputé avoir reçu le logement en bon état ; si c'est vous, malgré une mise en demeure, c'est à vous de prouver l'état du logement remis.
Étape 2 : le jour de la sortie
Le délai de restitution part de la remise des clés, pas de la fin du préavis ni de la date de l'état des lieux. Si le locataire rend les clés trois jours après la fin de son préavis, c'est cette date qui compte.
Le même jour :
1. Réalisez l'état des lieux de sortie contradictoirement, sur le même modèle que celui d'entrée. S'il ne peut pas être fait à l'amiable (absence, refus de signer), faites appel à un commissaire de justice : ses frais, fixés par un tarif réglementé, sont partagés par moitié, et il convoque les deux parties au moins 7 jours à l'avance par lettre recommandée avec avis de réception.
2. Demandez la nouvelle adresse et le RIB du locataire. Sans adresse communiquée, la pénalité de retard ne s'applique pas.
3. Relevez les compteurs (eau, gaz, électricité si la location les inclut) pour la régularisation des charges.
Le dernier mois de loyer reste dû : le locataire ne peut pas le compenser avec le dépôt.
Étape 3 : chiffrer les retenues, une par une
Le dépôt sert à couvrir les sommes encore dues par le locataire : loyers ou charges impayés, réparations locatives non faites, dégradations. Trois principes encadrent chaque retenue.
La vétusté ne se retient pas. L'usure normale due au temps ou à l'usage reste à votre charge. Un parquet légèrement patiné après quatre ans de bail n'est pas une dégradation.
Chaque retenue a sa pièce. Service-public.fr cite les justificatifs attendus : états des lieux, photos, constat de commissaire de justice, factures ou devis, lettre de réclamation restée sans réponse. L'ANIL précise que les frais de remise en état se justifient par l'état des lieux de sortie et par des devis ou factures.
La part du locataire tient compte de l'âge de l'élément. Si une peinture refaite à l'entrée est dégradée après quatre ans, le locataire ne doit pas une peinture neuve, mais la valeur qui restait à l'élément. C'est le rôle de la grille de vétusté quand elle existe.
| Retenue | Pièce justificative | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Loyer ou charges impayés | Décompte des sommes appelées et payées | Le dernier loyer reste dû, il ne se compense pas |
| Dégradation (trou, casse, brûlure) | État des lieux d'entrée et de sortie, photos, facture ou devis | Comparer avec l'état d'entrée de la même surface |
| Nettoyage | État des lieux de sortie précis, devis ou facture | Le logement doit être rendu propre, pas neuf |
| Réparation locative non faite (joints, flexible de douche) | État des lieux, facture | Entretien courant à la charge du locataire |
| Remise en peinture | Photos, devis, calcul de vétusté | Appliquer l'âge de la peinture |
| Provision de charges en copropriété | Dernier décompte de charges, budget prévisionnel | 20 % du dépôt au plus, montant justifié |
Si les frais justifiés dépassent le dépôt, vous pouvez réclamer la différence au locataire (ANIL).
Étape 4 : la provision pour la régularisation des charges
Dans un immeuble collectif, en copropriété notamment, les charges réelles de l'année ne sont connues qu'après l'arrêté annuel des comptes (en copropriété, leur approbation par l'assemblée générale). Si le locataire part avant, vous pouvez conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt, à condition d'en justifier le montant. Le solde est restitué dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes. Les parties peuvent aussi convenir de solder les comptes tout de suite.
Ne retenez pas 20 % par réflexe : partez de la régularisation de l'année précédente pour justifier un montant cohérent.
Étape 5 : restituer à temps, ou payer la pénalité
Passé le délai d'un ou deux mois, le dépôt restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé. La base de calcul est le loyer, pas le solde : un retard sur un petit solde peut coûter plus que le solde lui-même. En pratique, le locataire commence par vous mettre en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Pour un litige de 5 000 € ou moins, une démarche amiable (conciliateur de justice, commission départementale de conciliation ou médiateur) est obligatoire avant de saisir le juge des contentieux de la protection.
Exemple chiffré complet : un 2 pièces à Nantes
D'après Tonton Firmin, le loyer médian hors charges des studios et 2 pièces à Nantes est de 13,5 €/m² (observatoire local des loyers, 2025), soit environ 608 € pour 45 m². Pour un calcul lisible, prenons les hypothèses suivantes :
- 2 pièces de 45 m² en copropriété, loué vide 600 € hors charges + 50 € de provisions sur charges ;
- dépôt de garantie : 600 € (un mois hors charges, le maximum) ;
- locataire entré le 1er octobre 2022, peintures refaites à neuf à son arrivée ;
- remise des clés le 30 septembre 2026, nouvelle adresse et RIB communiqués ;
- l'état des lieux de sortie révèle des différences : délai de deux mois, restitution au plus tard le 30 novembre 2026.
Les constats de sortie
| Constat | Justificatif | Calcul | Retenue |
|---|---|---|---|
| Porte de placard arrachée | Photos entrée et sortie, facture menuisier | Facture | 90 € |
| Cuisine et salle d'eau rendues sales | État des lieux de sortie, devis de nettoyage | Devis | 120 € |
| Murs du séjour percés et tachés | Photos, devis peintre de 700 € | Hypothèse de grille : durée de vie 7 ans, peinture âgée de 4 ans, valeur restante 3/7 | 300 € |
| Parquet patiné | État des lieux | Usure normale (vétusté) | 0 € |
| Loyers et charges | Décompte | Tout est payé | 0 € |
| Total des retenues | 510 € |
Le calcul de la peinture est la ligne la plus discutée. Avec une durée de vie théorique de 7 ans, une peinture de 4 ans a perdu 4/7 de sa valeur : le locataire ne supporte que les 3/7 restants du devis, soit 700 × 3 ÷ 7 = 300 €. Retenir les 700 € reviendrait à lui faire payer un logement plus neuf que celui qu'il a reçu.
La provision de copropriété
La régularisation de l'année précédente avait laissé un complément de 45 € à la charge du locataire. Vous conservez une provision de 60 €, sous le plafond de 20 % (120 €), en joignant le dernier décompte de charges.
Le décompte final
| Ligne | Montant | Date limite |
|---|---|---|
| Dépôt de garantie versé | 600 € | |
| Retenues justifiées | − 510 € | |
| Provision de copropriété conservée | − 60 € | |
| Virement au locataire | 30 € | 30 novembre 2026 |
| Comptes approuvés en AG (hypothèse : 15 mai 2027), complément réel dû par le locataire : 22 € | 60 − 22 = 38 € | 15 juin 2027 |
Envoyez le décompte avec les pièces (photos, factures, devis, calcul de vétusté, décompte de charges) en même temps que le virement. Un locataire qui comprend chaque ligne conteste moins.
Le coût d'un retard
Supposons que le virement de 30 € parte le 5 janvier 2027 au lieu du 30 novembre 2026. Deux mois de retard sont commencés (du 30 novembre au 30 décembre, puis à partir du 30 décembre). La pénalité est de 2 × 10 % × 600 € = 120 €, soit quatre fois le solde dû. Le locataire pourrait réclamer 150 € au lieu de 30 €.
La même logique vaut pour un état des lieux conforme : le délai tombe alors au 30 octobre 2026, et le dépôt entier, 600 €, doit être rendu à cette date.
Le dépôt et la pénalité se calculent tous deux sur le loyer hors charges. Avant de relouer, vérifiez le loyer de marché du quartier avec l'estimation de loyer et, dans une ville encadrée, le plafond légal avec l'outil d'encadrement. Pour Nantes, les chiffres de la ville sont sur la fiche Nantes.
En meublé : ce qui change
Le plafond passe à deux mois de loyer hors charges. Dans notre exemple, le dépôt pourrait atteindre 1 200 € pour un loyer de 600 € hors charges. Les délais (un ou deux mois), la provision de 20 % et la pénalité de 10 % s'appliquent de la même façon. Les retenues peuvent aussi couvrir le mobilier listé à l'inventaire : un inventaire détaillé à l'entrée est la seule base pour réclamer un équipement manquant ou cassé.
Questions fréquentes
Le délai de restitution part-il de l'état des lieux ou de la remise des clés ?
De la remise des clés, en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception. Le délai est d'un mois si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, de deux mois sinon.
Puis-je garder tout le dépôt en attendant les comptes de copropriété ?
Non. La provision pour la régularisation des charges est plafonnée à 20 % du dépôt et son montant doit être justifié. Le reste suit les délais habituels, et le solde de la provision se restitue dans le mois qui suit l'approbation des comptes.
Comment se calcule la pénalité de retard ?
Elle vaut 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé, quel que soit le montant restant dû. Pour un loyer de 600 € hors charges, chaque mois commencé coûte 60 €. Elle ne s'applique pas si le retard vient de ce que le locataire n'a pas communiqué sa nouvelle adresse.
Un devis suffit-il pour retenir des travaux ?
Service-public.fr cite les factures ou devis parmi les justificatifs admis, avec les états des lieux et les photos. Un devis détaillé, poste par poste, et le calcul de vétusté appliqué à chaque élément rendent la retenue plus solide qu'un montant global.
